المدونة

فن الرد على الإيميلات: 6 نصائح فعالة لإدارة بريدك الإلكتروني

الرد على الايميلات

يمكن أن يكون البريد الإلكتروني، في الكثير من الحالات، عملاً حقيقياً. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل في تطوير البرامج، أو كنت صحفياً، أو كنت تعمل في خدمة العملاء، فمن الواضح أن البريد الإلكتروني هو أداة العمل الرئيسية الخاصة بك. في مثل هذه الحالة، لا يعد البريد الإلكتروني بالتأكيد مضيعة للوقت.

ومع ذلك، يمكن أن يكون البريد الإلكتروني أحد أكبر مصادر التشتيت أثناء ساعات العمل. إذا كان عملاؤك يستخدمون البريد الإلكتروني دائمًا للتواصل والرد، فقد يكون البريد الإلكتروني عقبة كبيرة أمام تركيزك في العمل. يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني التي تتدفق باستمرار مصدر إلهاء مستمر.

لذلك، دعنا نلقي نظرة على هذه النصائح التي قد تساعدك في إدارة البريد الإلكتروني للحفاظ على مستويات الإنتاجية عالية والتأكد من أنك لن تضيع من وقتك الثمين:

1. استخدام توقيع البريد الإلكتروني

في البداية، أنت لست بحاجة لأن تكتب “تحياتي” أو “Best Regards” مع اسمك في كل مرة تكتب فيها بريداً إلكترونياً.

وعلى الرغم من فعالية استخدام التوقيعات الأوتوماتيكية المخصصة، إلا أن العديد من الأشخاص لا يستخدمونها. لا تكن واحدًا منهم. إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، فابدأ في استخدام واحدة على الفور.

2. إلغاء الاشتراك من معظم الرسائل البريدية

من المحتمل أن تتلقى يومياً العشرات من الرسائل البريدية والنشرات الإخبارية. ومن بين 10 رسائل بريدية، قد تقرأ بالفعل واحدة أو اثنتين ذات قيمة بالنسبة لك.

إليك قاعدة بسيطة: قم بإلغاء الاشتراك من كل النشرات التي لا تقرأها بشكل منتظم. كلها بدون استثناء.

ليس من المنطقي أن تضطر إلى إضاعة الوقت في النقر على “حذف” في كل مرة تتلقى فيها نشرة بريدية. إذا لم تكن قد قرأت آخر رسالتين من نشرة إخبارية معينة، فقم بإلغاء الاشتراك.

3. قاعدة الحذف، التفويض، الرد على البريد الإلكتروني

الحذف

حتى عندما تقوم بإلغاء الاشتراك في معظم الرسائل الإخبارية، فإنك بالتأكيد ستتلقى بعض رسائل البريد الإلكتروني التي يمكنك حذفها ببساطة دون الشعور بالذنب.

من رسائل البريد الإلكتروني الجماعية إلى الرسائل الإلكترونية المضحكة، وجميع الأشياء الأخرى غير المهمة، فقط اضغط على زر الحذف. إذا تكرر ذلك، يمكنك أن تطلب من الناس التوقف عن إرسال هذا النوع من الرسائل إليك.

التفويض

الشيء الثاني الذي يمكنك القيام به مع العديد من رسائل البريد الإلكتروني هو تفويضهم إذا كان لديك فريق عمل. عليك أن تكون حريصاً جداً فيما تقوم بتفويضه (لا تثقل كاهل فريقك بالرد على رسائل البريد الإلكتروني).

الرد 

ثم يتبقى لك الإيميلات المهمة التي يتعين عليك التعامل معها. هناك بعض الفئات التي يجب أن تتعامل معها:

  • رد قصير – إذا كان الرد يستغرق أقل من دقيقة، قم بالرد على الفور.
  • رد طويل – ضع هذا في قائمة مهامك، وقم بالرد فوراً إذا كان الأمر عاجلاً ومهماً.
  • الرد لاحقاً – ضع هذا في قائمة المهام الخاصة بك واكتب الرد لاحقاً.

إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني تستغرق أقل من دقيقة واحدة، فقم بالرد عليها فوراً. لا تتردد لثانية واحدة في الضغط على Reply، واكتب أقصر إجابة ممكنة.

يمكنك ببساطة وضع تذكير في قائمة المهام الخاصة بك دون الرد الفوري، ثم القيام بذلك لاحقاً. تذكر أنه كلما زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها، سوف يزداد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ستحصل عليها.

4. اكتب أقصر رد ممكن

اكتب دائمًا أقصر رد ممكن على كل بريد إلكتروني، حتى لو كان كلمة واحدة. إذا كنت لا تستطيع استخدام كلمة واحدة، فاكتب جملة واحدة. وهناك بالطبع استثناءات – إذا كتبت إلى المدير، على سبيل المثال.

الناس ليس لديهم الوقت لقراءة الكثير من السطور. وهذا تمرين جيد يمكن أن يساعدك في كتابة مجموعة من الردود: قم بتحليل آخر 100 رسالة إلكترونية قمت بالرد عليها، وضع أفكاراً حول كيفية الرد بطريقة أكثر إيجازاً.

بعد ذلك، قم بتجميع الردود في إجابات قصيرة يمكنك استخدامها دائماً مثل:

نعم – Ok

جاري العمل – Work in progress

تابع الملفات المرفقة – Files attached

الرجاء الاتصال – Please connect

تمت الملاحظة – Noted

5. إرسال أقل عدد ممكن من رسائل البريد الإلكتروني

هناك قاعدة واحدة أكثر أهمية فيما يتعلق بإدارة البريد الإلكتروني: إذا كنت ترغب في تلقي عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني، فأرسل عدداً أقل من رسائل البريد الإلكتروني. مع كل بريد إلكتروني ترسله، هناك رد متوقع.

بل إن الأمر أسوأ إذا أرسلت رسائل بريد إلكتروني جماعي. إذا أرسلته إلى مجموعة من الناس مرة واحدة، سوف تبدأ المناقشات الجماعية، وقد يؤدي ذلك إلى ظهور سيل من عشرات الردود “الرد على الكل” Reply all، وسيصبح صندوق الوارد الخاص بك ممتلئاً بشكل مفرط.

لذا قم بإرسال أقل عدد من الرسائل ولا ترسل إيميل جماعي إلى الأشخاص الذين لا يتعين عليهم بالضرورة تلقيها. أو يمكنك أرسل رسائل منفصلة بنفس النص بدلاً من ذلك، واستخدم أداة تعقب البريد الإلكتروني لمعرفة ما إذا تمت قراءة رسالتك.

6. خصص وقتاً للبريد الإلكتروني (Timeboxing)

إذا وضعت قيوداً صارمة على الوقت والمدة التي تستغرقها للرد على رسائلك الإلكترونية، فهناك فرصة أكبر ألا تضيع وقتاً طويلاً في كتابة الردود. لذا ضع بعض القيود الصارمة (المنبه وما إلى ذلك) ضمن آلية تسمى بـ timeboxing.

قم بجدولة الوقت اليومي للبريد الإلكتروني (ما يقارب 30 دقيقة على سبيل المثال) واجعل صندوق الوارد يصل إلى الصفر بأسرع ما يمكن، وهذا يطلق عليه سباق البريد الإلكتروني اليومي.

وفيما يلي بعض القواعد والتوصيات الجيدة حول كيف ومتى تفعل البريد الإلكتروني timeboxing:

  • لا تنظر إلى بريدك الإلكتروني أول شيء في الصباح. ابدأ يومك بالتخطيط وجدولة مهامك أولاً.
  • خصص 30 دقيقة (أو أقل) من وقتك لقراءة الرسائل والرد عليها قبل الظهر بعد انتهاء أهم مهمة لديك، و 30 دقيقة قبل إنهاء يوم عملك. إذا كنت لا تستطيع القيام بذلك إلا في نهاية اليوم ، فهذا أفضل.
  • ضع هذه الـ 30 دقيقة في التقويم الخاص بك وقم بعمل تنبيه يذكرك بالتوقف عن التعامل مع البريد الإلكتروني.
  • قم باستمرار بتحسين إدارة البريد الإلكتروني الشخصي: مقدار الوقت الذي تقضيه على البريد الإلكتروني + متى ترد + كيف ترد.

نأمل أن تساعدك هذه النصائح حول إدارة بريدك الإلكتروني في توفير بعض الوقت في اليوم للقيام بالأعمال الأكثر أهمية.. مع تمنياتنا لكم بحياة شعارها: Zero Inbox 😀

اترك تعليقاً